Enexis kiest voor bestelgemak in de Cloud met Esize platform

Weesp, 20 augustus 2015 – Een gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt bestelsysteem waarmee de medewerkers van netwerkbedrijf Enexis eenvoudig goederen en diensten kunnen bestellen. Dat is het uitgangspunt van het project Digishop, dat in 2014 door de stafafdeling Inkoop van de netbeheerder is gestart. De doelstelling is om te komen tot een uniform en eenvoudig bestelproces voor alle niet-primaire goederen en diensten. Enexis heeft daarom de overstap gemaakt naar een nieuw geïntegreerd inkoopplatform dat digitaal bestellen bij centraal gecontracteerde leveranciers bedrijfsbreed ondersteunt. IT-partner Esize, leverancier van Cloud Spend Management-oplossingen, tekende voor de realisatie van het project. Door het bestelproces te standaardiseren en alle aankopen vanuit lopende contracten via het bestelsysteem te laten lopen, verwacht de stafafdeling Inkoop meer efficiëntie en transparantie te realiseren in het operationele inkoopproces, en uiteindelijk kosten te besparen.

Continuïteit 
Als schakel tussen klant en de energieleverancier is Enexis verantwoordelijk voor de energievoorziening van meer dan 2,7 miljoen klanten. Het bedrijf beheert het energienetwerk in Noord-, Oost- en Zuid-Nederland en levert gas en elektriciteit van energieleveranciers veilig bij particulieren en bedrijven. De 4.300 medewerkers zorgen voor de ontwikkeling en aanleg van energiedistributienetwerken, maar ook voor het onderhoud en beheer. Om bedrijfsprocessen te ondersteunen maakt Enexis gebruik van een ERP-applicatie. Tot voor kort liep ook de inkoop van niet-primaire goederen en diensten (ICT, facilitair en overige dienstverlening) via dit systeem. Vanuit de historie was de inrichting van deze applicatie onnodig complex en verouderd, waardoor deze niet meer aansloot op de huidige inkoopprocessen binnen Enexis, en ook de gewenste functionaliteit ontbrak om deze optimaal te ondersteunen. Daarnaast zag men de noodzaak om een verouderd catalogussysteem te vervangen. De stafafdeling Inkoop heeft daarop het initiatief genomen tot een gedegen marktverkenning naar mogelijke alternatieve inkoopsystemen, om te komen tot een passende vervangende oplossing. Belangrijke leidraad hierbij was om het bestelproces zoveel mogelijk te vereenvoudigen en aan te laten sluiten bij ‘best practices’ in de markt.

Bestelgemak
Gebruiksvriendelijkheid was een doorslaggevende factor bij de keuze van de nieuwe oplossing. Roel Goessen, Manager Inkoop Operaties van Enexis: “Het platform draagt bij aan het bestelgemak op de werkvloer en helpt ons bij een betere uitnutting van contracten. In het verleden kon het voorkomen dat medewerkers of afdelingen bestellingen deden buiten lopende contracten om. Dit maakte het lastig om een duidelijk overzicht te krijgen in gemaakte afspraken en openstaande verplichtingen”. Medewerkers hebben nu vanaf hun eigen werkplek via internet toegang tot het Esize platform en kunnen eenvoudig bestellingen plaatsen via een intern aanvraagformulier en de status volgen. Bestelaanvragen worden vanuit Inkoop doorgezet naar centraal geselecteerde leveranciers. “Een voordeel is dat het autorisatieproces van bestellingen nu vooraf plaatsvindt. Goedkeuring vindt plaats op het moment van de bestelaanvraag, voordat de order daadwerkelijk verstrekt wordt. Het uiteindelijke doel is dat alle niet-primaire inkopen centraal gestuurd worden via het platform”, vertelt Roel Goessen. Aan de hand van managementrapportages heeft de inkooporganisatie direct inzicht in de status van aanvragen en bestellingen (per productgroep, leveranciers, etc.). Door beter grip op leveranciersafspraken en meer transparantie in het inkoopproces, kan de stafafdeling Inkoop beter sturen op kwaliteit, maar ook optimaal gebruik maken van de schaalvoordelen. Met als uiteindelijke doel om efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen.

Inhuur van extern personeel
Later dit jaar gaat Enexis het Esize platform ook inzetten om het inhuurproces van extern personeel te ondersteunen. Van personeelsaanvraag, selectie en contractering tot en met urenregistratie en facturatie. “Op het gebied van ketenoptimalisatie zien wij kansen voor verbetering. Zo gaan we bijvoorbeeld een efficiencyslag maken in de urenregistratie. Ook willen we het volledige inhuurproces beter inzichtelijk maken. Een belangrijke rol daarin is weggelegd voor een speciale servicedesk die de inhuur zal coördineren, met geautomatiseerde ondersteuning via het platform om dit proces te kunnen faciliteren”, vertelt Roel Goessen.

Software as a Service
“Wat dit project bijzonder maakt voor Enexis, is dat dit de eerste bedrijfsbrede uitrol is van een SaaS-oplossing binnen de organisatie”, zegt Roel Goessen. “Wij hebben bewust de keuze gemaakt voor een standaard oplossing. Net als iedere organisatie is Enexis uniek in haar werkwijze. Samen met Esize zijn we er in geslaagd om mensen, processen en technologie op elkaar aan te sluiten”. Paul van Rietschoten, Commercieel Directeur van Esize: “Esize onderscheidt zich als één van de weinige spelers in de markt door een complete suite Source to Pay-software te integreren op één cloud platform. Steeds meer klanten zien onze oplossing als een volwaardig en kostenefficiënt alternatief om complexe ERP-omgevingen te downsizen of zelfs te vervangen. Belangrijke overwegingen zijn de kortere doorlooptijd van implementaties, maar ook schaalbaarheid en lagere exploitatiekosten van de oplossing.”