How to: het verminderen van de ‘long-tail spend’
Indirecte inkoop, ook wel bekend als ‘long-tail spend’, is een belangrijk onderdeel van het inkoopbeleid. De long-tail spend omvat kosten voor producten en diensten die niet direct verbonden zijn aan de primaire activiteiten van het bedrijf, zoals kantoorbenodigdheden, vervoer en IT-diensten. Hoewel deze uitgaven vaak klein lijken, omvatten ze een aanzienlijk deel van de inkoopkosten. Volgens de wet van Pareto [1], ook wel de wet van 20-80 genoemd, maken long tail spend inkopen zelfs 5 % van de totale bedrijfsuitgaven uit. Dit percentage loopt op tot 60% voor artikelen die je bestelt en 75% voor producten van leveranciers waar je bestelt.
Hierbij 5 tips om de kosten van de ‘long-tail spend’ significant te verlagen.
- Bepaal de behoeften van het bedrijf
Om te voorkomen dat er onnodige uitgaven worden gedaan aan producten die niet gebruikt worden, is het belangrijk dat de behoeften van de werknemers en het bedrijf in kaart worden gebracht. Door toegenomen digitalisering gebruiken werknemers bijvoorbeeld steeds minder pennen, notitieboekjes en papieren agenda’s. Het is dus onnodig om hier veel van te bestellen.
- Kies de juiste leveranciers en onderhandel de contracten regelmatig
De keuze voor de juiste leveranciers is van groot belang voor het minimaliseren van de indirecte inkoopkosten. Door leveranciers grondig te screenen en te evalueren op prijs, kwaliteit en leveringsbetrouwbaarheid, weet je zeker dat je de beste leverancier kiest voor de laagste prijs. Daarnaast kunnen tussentijdse contractonderhandelingen helpen om de beste prijs-kwaliteitverhouding te behouden.
- Centraliseer de inkoop
Centralisatie van de inkoop is een effectieve manier om de long-tail spend te verminderen. Door de inkoop van producten en diensten te centraliseren, kunnen bedrijven inkoopvolume creëren en beter onderhandelen over prijzen en kwaliteit met leveranciers. Dit leidt tot lagere kosten en een betere controle over de uitgaven. Bovendien kan centralisatie van de inkoop leiden tot standaardisatie van producten en diensten, waardoor de efficiëntie en kwaliteit verbeteren.
- Digitaliseer transacties en facturen
Digitalisatie van transacties en facturen verlaagt de transactiekosten van long-tail spends significant. De gemiddelde kosten voor een long-tail spend transactie op papier zijn gemiddeld €95, terwijl deze voor een volledig gedigitaliseerde transactie minder dan €30 zijn. De Nederlandse overheid heeft het e-factureren al volledig doorgevoerd. Voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert is e-factureren zelfs verplicht. [2]
- Evalueer alle inkoop regelmatig
Uiteraard is het voor elk van deze tips belangrijk om na verloop van tijd te evalueren of de kostenbesparingsdoelstellingen zijn gehaald. Is er een verschuiving in de behoeften van de werknemers of verkoopt een andere leverancier hetzelfde product voor minder? Evalueer de gestelde doelen en contracten en neem waar nodig maatregelen in de inkoopstrategie. Op die manier verlaag je de long-tail spend en speel je in op de behoeften van medewerkers.
Het verminderen van long tail spend met Manutan
Het kan lastig zijn om deze tips zelf door te voeren. Manutan is een bedrijf dat zich onder andere richt op de optimalisatie van de inkoopprocessen van bedrijven. Dankzij hun ontwikkelde methode Savin’Side® kunnen zij helpen bij het beter beheren van long-tail spends (of C-Class inkopen/indirecte inkopen). [3]
“Als specialist bij Manutan geloof ik sterk in de kracht van onze unieke methode Savin’Side® om bedrijven te helpen bij het optimaliseren van hun long-tail spends. De methode is speciaal ontwikkeld door inkopers voor inkopers en is gericht op een verbetering van de totale inkoopkosten”, aldus Peter Paul van Hoegee, E-Procurement Manager Mantuan Europe North.
[1] Manutan, (2021). The Pareto Principle and its role in procurement strategy.
[2] Logius, (2022). Hoe werkt e-factureren?
[3] Manutan, (2022). Savin’side®, de methode om je long tail spend inkopen te optimaliseren
Over Manutan
Manutan is de Europese leider in B2B e-commerce en gespecialiseerd in artikelen voor kantoor, magazijn, werkplaats en buitenterreinen. Manutan heeft een assortiment van meer dan 200.000 producten om werken elke dag leuker, makkelijker, veiliger en succesvoller te maken. Haar alles-in-één product- en dienstenaanbod stelt klanten bovendien in staat om dagelijks efficiënt en duurzaam te werken en aankopen te optimaliseren.
Manutan Nederland maakt al ruim 25 jaar deel uit van de internationale Manutan Group. Een familie van sterke organisaties, die het belang van medewerkers, klanten en de samenleving vooropstellen, in onze visie verwoord als ‘Ondernemen voor een betere wereld’. En daar plukken onze medewerkers, klanten en zelfs de samenleving de vruchten van.
De Manutan Group heeft 27 dochterondernemingen in 17 Europese landen met samen meer dan 2.200 werknemers. In 2022 heeft Manutan Nederland het label ‘Great Place to Work’ ontvangen.
Meer informatie over de Manutan Group is te vinden op www.manutan.com of bezoek de Nederlandse website via www.manutan.nl. Blijf op de hoogte van onze laatste ontwikkelingen en volg ons via LinkedIn, Facebook, Youtube en onze blogs.
Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.