Lexmark benoemt vier aspecten van printbeveiliging voor Cybersecurity-maand

Oktober is cybersecurity-maand en Peter van Broekhoven, Managing Director bij Lexmark Benelux, geeft inzicht in hoe bedrijven de printbeveiliging kunnen verbeteren en de risico’s voor hun teams en bedrijven kunnen beperken.

Het staat buiten kijf dat ‘hybride werken’ hét thema van dit moment is. Nu werknemers overstappen van louter thuiswerken naar een hybride samenwerkingsomgeving, krijgen bedrijven te maken met nieuwe inzichten over welke rol technologie speelt op de werkplek. Tech-upgrades en nieuwe apparaten zorgen bij terugkeer naar kantoor ervoor dat werkgevers en IT-teams opnieuw moeten nadenken over hoe alles – en iedereen – met elkaar verbonden is. En dat geldt ook voor printapparatuur.

Dertig jaar geleden waren printers net zo veilig als het kantoor waarin ze stonden. Ze stonden eerst op een vaste locatie en waren niet verbonden met het internet. De enige manier om gegevens uit een printer te stelen was door in te breken in het kantoor en de printer mee te nemen. De cloud-verbonden apparaten van nu hebben aanzienlijke voordelen opgeleverd, maar ze hebben ook de dreiging van cybercriminaliteit vergroot.

Een rapport van Quocirca uit 2020 over printbeveiliging sinds de pandemie stelt: “Nu de kantoren weer opengaan, verwacht 73% (van de bedrijven) dat het aantal mensen dat thuis print zal toenemen, terwijl 59% verwacht dat het aantal mensen dat op kantoor print ook zal stijgen. Aangezien de hybride werkplek zich ontwikkelt en er zowel thuis als op kantoor wordt geprint, hebben beslissingsmakers effectieve tools voor printbeveiliging nodig om het risico hiervan tot een minimum te beperken.”

Een van de problemen bij het opbouwen van een veilige IT-omgeving, die zowel klanten als de gevoelige data van organisaties beschermt, komt voort uit de onzekerheid over hoe de toekomst van werk eruit zal zien. Printbeveiliging in een hybride werkomgeving kan een blinde vlek zijn voor IT-professionals en volgens Lexmark moeten organisaties het volgende in overweging te nemen:

Productontwerp
Werk vanaf het begin samen met een printerleverancier die data en documenten in elke fase van het proces wil beschermen. Dit houdt ook in dat je moet nadenken over waar de gegevens worden opgeslagen: op het apparaat zelf, of, zoals tegenwoordig gebruikelijk is bij moderne apparaten, in de cloud. En daarbij moet ervoor worden gezorgd dat de juiste firmware-updates en encryptiemaatregelen zijn geïmplementeerd om gevoelige informatie te beschermen.

Apparaatbeheer
Terwijl veel apparaten de afgelopen 18 maanden in kantoren in sluimerstand lagen, is het nu tijd om ervoor te zorgen dat alle applicaties up-to-date worden gehouden. Dezelfde controles moeten worden uitgevoerd voor organisaties die apparaten ter beschikking stellen aan werknemers die vanuit huis werken. Het is lastig om apparaten te controleren die niet op kantoor staan en dat vereist een slimme aanpak. Als apparaten niet effectief worden beschermd, vormen ze een bedreiging voor de databeveiliging van een organisatie.

Best practices voor werknemers
De grootste bedreiging voor de IT-beveiliging komt meestal van insiders. Wanneer documenten van virtueel naar fysiek gaan, wordt het beveiligen ervan een grotere uitdaging, vooral als medewerkers hybride werken. Het gebruik van een cloud print management-oplossing kan een extra beveiligingslaag toevoegen aan documenten. Deze zorgt ervoor dat alles wat wordt geprint automatisch wordt gescand op gevoelige informatie, zoals trefwoorden of patronen. Zo wordt meteen duidelijk of een werknemer iets print dat niet relevant is voor zijn of haar functie.

Supply chain
De bescherming van je partners in de supply chain is net zo belangrijk als de bescherming van je eigen interne gegevens. Door een strikt certificeringsproces te volgen voordat software van derden wordt geïnstalleerd, kunnen incidenten worden voorkomen die een domino-effect kunnen hebben op bedrijven en hun verkopers of partners.