Urenregistratie vaak het ondergeschoven kindje in het bedrijfsleven

Groningen, NL -Uit onderzoek van Tiq blijkt dat veel professionals binnen de zakelijke sector, consultancy, accountancy en advocatuur hun urenregistratie slecht bijhouden. Zo komt naar voren dat slechts 20 procent van de werknemers hun uren meerdere keren per dag bijhoudt. Weer 18 procent hield dit dagelijks bij. Het blijkt dus dat maar liefst 62 procent van de deelnemers dit onvoldoende doet.

Maar waarom worden uren slecht geregistreerd? Wat is het gevolg van een slechte urenregistratie? En hoe lost men dit effectief op? Wanneer de werknemer zijn of haar urenregistratie nauwkeurig bijhoudt, lopen bedrijven minder inkomsten mis. Daarmee is een nauwkeurige urenregistratie een belangrijke taak binnen de zakelijke dienstverlening.

De reden voor slechte urenregistratie

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom werknemers de gewerkte uren niet op de juiste manier registreren. Ten eerste onderschatten werknemers en werkgevers vaak de administratie en zien dit als bijkomstigheid. Veel werknemers zijn zich niet altijd bewust van het belang van een goede urenregistratie. Ten tweede omdat het als bijkomstigheid wordt gezien, kan de impact ook niet worden gemeten. Er heerst dus een bepaalde onwetendheid, waardoor de financiële impact van slechte urenregistratie wordt onderschat. Ten derde zien werknemers het registreren van uren vaak als een last. Ouderwetse methodes ervaren zij als omslachtig en tijdsintensief. Oude ERP-pakketten die niet gebruiksvriendelijk zijn, helpen de zaken niet vooruit. Dit weerhoudt werknemers ervan om hun urenregistratie direct bij te houden. Vaak leidt dit tot uitstelgedrag. Helaas leidt het uren bijhouden op een later tijdstip vaak tot onnauwkeurigheid.

De gevolgen van slechte urenregistratie

Werknemers houden vaak de uren achteraf bij op basis van mails en notities. Niet heel betrouwbaar of secuur dus. Uit het eerder benoemde onderzoek blijkt dat ruim 20 procent van de werknemers minder dan 70 procent van de tijd boekt die ze aan projecten besteden. Bijna een derde van de tijd hoeft de klant of opdrachtgever dus niet te betalen. Dit betekent dat ondernemers dus een behoorlijk deel van de inkomsten mislopen.

Een effectieve oplossing

Doodzonde dus. Maar hoe kunnen ondernemers dit oplossen, of nog beter; voorkomen? Zoals eerder vermeld, zien werknemers de urenregistratie als onbelangrijk en een last. Deze misperceptie kan opgelost worden door de urenadministratie extra aandacht te geven binnen de onderneming. Hieronder staan een aantal belangrijke tips waar ondernemers veel baat bij kunnen hebben.

Urenregistratie eenvoudig maken

Omdat mensen urenverantwoording vaak als een last zien, is het van belang om het tijdregistratiesysteem waarmee gewerkt wordt zo simpel mogelijk te houden. Dit kan door bijvoorbeeld gebruik te maken van online urenregistratie of een urenregistratie app. Met één druk klok je in of uit voor een bepaalde activiteiten. Dit voorkomt dat werknemers het bijhouden van de uren als een noodzakelijk kwaad ervaren.

Urenregistratie en facturatie koppelen

Naast een eenvoudig en handig urenregistratiesysteem, dient de urenadministratie efficiënt te werken. Dit kan door het de urenregistratie en facturatie proces te automatiseren. Dit kan een onderneming implementeren door urenregistratie software aan andere programma’s te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een integratie met boekhoud- of factuur software. Hierdoor kunnen gewerkte uren automatisch gefactureerd of ingeboekt worden.

Urenregistratie nauwkeurig maken

Eén van de belangrijkste gevolgen van slechte urenregistratie is het mislopen van inkomsten. Uren dienen dus nauwkeuriger bijgehouden te worden om deze situatie te voorkomen. Met een urenregistratie systeem kan de gewerkte tijd tot op de seconde nauwkeurig worden bijgehouden. Hierdoor registreren werknemers alle gewerkte uren per activiteit, klant of project. Dit geeft tegelijkertijd ook inzicht om bedrijfsprocessen of projecten efficiënter te maken. Een werkgever kan namelijk met behulp van de software analyses maken en hiermee betere inschattingen en voorspellingen voor toekomstige projecten en activiteiten maken.