De Workforce 4.0-transformatie – de toekomst van werk

Workforce 4.0: vier principes om bedrijven te helpen gedijen in tijden van ontwrichting en verandering

Veranderingen in de wereld van werk zijn vaak het gevolg van uiteenlopende zaken, zoals veranderende houdingen van generaties, de introductie van robots en automatisering die resulteren in een snellere transformatie.

Nu, plotseling, eist de nieuwe realiteit van COVID-19 dat bedrijven hun manier van werken veranderen om te blijven bestaan.

Voor Chief Human Resources Officers (CHRO’s) is het omarmen van digitale werkmodellen een onmiddellijke noodzaak geworden. De pandemie is een katalysator voor een strategische verandering in people management die anders jaren zou hebben geduurd.

Veel grote organisaties hebben echter verouderde hr-systemen die beletten dat ze gestroomlijnd en operationeel efficiënt worden. Maar om mensen te managen in de digitale wereld, waar medewerkers (door het coronavirus in vele rollen) nu overal kunnen en moeten werken, hebben multinationals een uniform hr-proces nodig. Dit moet gedurende de hele employee journey worden gestandaardiseerd, van werving tot retentie.

Het voorbeeld van een multinational, die verandering ruim vóór de coronaviruspandemie omarmde, illustreert de voordelen voor bedrijven die opkijken tegen de nieuwe wereld van werk.

De hr-systemen van het bedrijf belemmerden het personeelsmanagement. Afhankelijkheid van hr leidde tot vertragingen bij het voltooien van taken, wat zich vertaalde in een slechte operationele efficiëntie.

In 2019 heeft Tata Consultancy Services (TCS) haar Workforce 4.0-concept ingezet om het bedrijf te helpen bij het ontwerpen en toepassen van moderne hr-praktijken met Oracle HCM Cloud. Nieuwe processen werden gedefinieerd en uiteenlopende hr-systemen werden op één platform geconsolideerd.

Vervolgens heeft TCS het bedrijf geholpen bij het automatiseren en standaardiseren van hr-goedkeuringsprocessen in 28 landen. Met minimale procesvertragingen en snellere besluitvorming verhoogde het bedrijf de productiviteit van werknemers en leverde het een verbeterde en consistente gebruikerservaring.

In totaal werden 19.000 werknemersrecords omgezet naar het nieuwe platform, waardoor de kwaliteit van de gegevens werd verbeterd, de overhead voor onderhoud werd verlaagd en de operationele efficiëntie voor alle bedrijfseenheden werd behaald. De oplossing was ook gericht op diversiteit en werd ingezet in 19 talen.

Sinds de lancering in de hele organisatie heeft Workforce 4.0 de effectiviteit van zijn hr-activiteiten overal in het netwerk aanzienlijk verbeterd.

Wat is Workforce 4.0?

Arunava A. Chakrabarty, Digital Sales Leader & Cloud Evangelist bij Tata Consultancy Services (TCS), zegt dat bedrijven betere bedrijfsresultaten kunnen behalen door digitale technologieën te implementeren. Organisaties die dit doen, zijn het best gepositioneerd om te gedijen in tijden van ontwrichting en verandering.

Workforce 4.0 gaat over het ontketenen van menselijk potentieel, gevoed door AI, automatisering en nieuwe technologie, zegt hij.

Bovendien gaat het erom het werk zinvoller, slimmer, eenvoudiger en wendbaarder te maken. Tegenwoordig worden alle bedrijven, scholen en vele andere organisaties gedwongen om nieuwe manieren van werken te vinden om ervoor te zorgen dat mensen verbonden blijven met elkaar en met het bedrijf.

“Maar hoe bereid zijn ondernemingen en hun personeel om te werken in een digitaal tijdperk?”, vraagt Jessica Molina, Director, HR Transformation, TCS Europe. “Een onverwachte wereldwijde gebeurtenis vergroot de kans om modellen van digitale manieren van werken, inclusief bedrijfsprocessen, opnieuw uit te vinden.”

Er zijn vier pijlers van de Workforce 4.0-filosofie: empowered, connected, divers en talent. Zoals Chakrabarty zegt, is het ontworpen om CHRO’s in staat te stellen het potentieel van het personeel van de volgende generatie aan te boren, waardoor ze het juiste talent kunnen aantrekken en behouden om toekomstbestendige ondernemingen te creëren. Technologie kan worden gebruikt om hun ervaring te verbeteren.

Het hart van Workforce 4.0 is het besef dat een uitstekende werknemerservaring leidt tot een geweldige klantervaring. Dit kan worden geïllustreerd door wat bekendstaat als de hr-transformatiepiramide.

Ervaring stimuleert groei

“De HR Transformation Pyramid begint eerst met employee experience (EX), die leidt tot customer experience (CX) en die leidt tot groei. Het is allemaal gerelateerd. Wanneer de EX en CX zich op het hoogste niveau bevinden, zullen de zakelijke voordelen optimaal zijn en dat is wanneer u zich realiseert dat u de toekomst van werk voor uw onderneming hebt omarmd”, zegt Chakrabarty.

“Door medewerkers op de eerste plaats te zetten kunt u een personeelsbestand creëren dat sterke prestaties levert”, zegt Ruud Geensen, Senior Sales Director, HCM voor Oracle, die met TCS heeft gewerkt aan de transformatie van de bestaande hr-systemen van de wereldwijde multinational.

“Ik zou twee dingen zeggen. Zorg ervoor dat u de hoogste werknemerservaring heeft – daar begint het mee. Ik denk dat technologie het mogelijk maakt om op het hoogste niveau van gebruikerservaring te werken”, aldus Geensen.

Het nieuwe normaal

Chakrabarty zegt dat in de huidige wereldwijde crisis motivatie, mentale kracht en effectieve samenwerking tussen werknemers vooropstaan. “CHRO’s moeten de Workforce 4.0-principes omarmen om ervoor te zorgen dat hun organisaties er alles aan doen om zelfs in kritieke tijden het beste naar hun klanten te brengen.”

De ontwikkeling van werknemers moet flexibiliteit stimuleren, voegt Molina toe. “Een personeelsbestand dat in staat is om met dubbelzinnigheid om te gaan, kan effectief omgaan met veranderingen, comfortabel schakelen, beslissen en handelen zonder het totale plaatje te hebben, en zo omgaan met risico’s en onzekerheden”, zegt ze.

TCS heeft zijn flexibiliteit bewezen door Secure Borderless Work Spaces (SBWS) in te schakelen voor zijn meer dan 400.000 werknemers tijdens de wereldwijde pandemie, waardoor ze vanuit huis kunnen werken en verbonden kunnen blijven met collega’s en klanten via sociale samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams.

Inclusie is de sleutel

In deze nieuwe wereld werken mensen, cultuur en technologie samen.

Inclusie en diversiteit zijn kernprincipes van Workforce 4.0, legt Molina uit. ”Je hebt niet alleen de slimste mensen nodig. De beste teams hebben een balans.

Daarom willen bedrijven ook inclusiever worden. Mensen moeten zichzelf kunnen zijn op het werk – uiteindelijk draait alles om geluk.”

Chakrabarty zegt dat de sleutel voor het stimuleren van een zeer succesvol personeelsbestand, gedreven door diversiteit en inclusie, de geluksindex voor werknemers is.

Organisaties moeten ervoor zorgen dat werknemers het gevoel hebben bij hun bedrijf te horen en een zeer sterke band tussen collega’s hebben, wat leidt tot een zeer hoge geluksindex.

“Het begrijpen van de verbinding tussen mensen, cultuur, processen en technologie is essentieel voor het succesvol implementeren van Workforce 4.0”, zegt Molina.

“Ik zie dat bedrijven worstelen met het potentieel van nieuwe technologieën binnen hr, hoe ze procesmodellen opnieuw kunnen ontwerpen, hoe ze met hun mensen moeten omgaan, en ik vraag me af wat voor soort capaciteiten ze nodig hebben om met succes te transformeren naar nieuwe bedrijfsmodellen, wat voor soort ervaring ze moeten geven, et cetera.”

Omarm het onbekende

Technologie kan worden gebruikt om ervaringen op meerdere manieren uit te breiden. Het personaliseren van de werkervaring en het gebruiken van gegevens om betere en beter geïnformeerde beslissingen te nemen bij het aannemen van mensen, wordt de norm voor de ondernemingen van de toekomst.

“We dringen er bij hr-afdelingen op aan het onbekende te omarmen, het ecosysteem te benutten en samen te onderzoeken hoe Digital Human Capital Management de ervaringen van mensen en het bedrijf kan ondersteunen”, zegt Molina.

“Organisaties die de belangrijkste mantra van Workforce 4.0 overnemen, kunnen relevant blijven en groeien in het huidige ontwrichtende ecosysteem”, aldus Chakrabarty.