Design sprint: snelle innovatie doorbreekt impasse

Snel concrete resultaten boeken, daarvoor is de designsprintmethodiek ontwikkeld. Het is een goede manier om lange inspraak- of ontwikkelingstrajecten te doorbreken. Je kunt binnen een week resultaat laten zien en zo de stakeholders op één lijn krijgen.

Hoe zit het ook alweer met design sprints? In een notendop: de methodiek is twee jaar geleden bedacht bij Google. Het betreft een vaste set activiteiten die je (tegenwoordig) in vier dagen doorloopt met een multidisciplinair team. Op de eerste dag ga je ‘s ochtends de uitdaging uitdiepen en het doel van de design sprint zo concreet mogelijk verwoorden. ’s Middags bedenk je zoveel mogelijk oplossingen voor het vraagstuk en denk je breed na over wat er mogelijk is.

Op de tweede dag bekijk je ’s ochtends al die oplossingen en ga je stemmen over het concept en de details, zodat duidelijk is welke richting je opgaat. ’s Middags maak je het storyboard hiervoor. Op woensdag maakt het designteam een prototype en wordt een aantal testscenario’s bedacht. Die voer je op donderdag uit met echte eindgebruikers, zodat je op basis van hun feedback weet of je de oplossing in de juiste hoek zoekt. Diezelfde dag presenteer je de resultaten aan het bedrijf.

Waarvoor gebruik je design sprints?

Complexe vraagstukken, zoals het verbeteren van een product of het bedenken van een nieuwe dienst, worden tijdens de sprint getackeld. Het is een heel intensief proces om te doorlopen. Doordat innovatie het hele bedrijf aangaat, zijn er steeds meer stakeholders bij betrokken, van marketing en legal tot IT en sales.

Waarom vier dagen?

Design sprints werden aanvankelijk in vijf dagen gedaan. Inmiddels is dat teruggebracht tot vier, zodat het gemakkelijker is om mensen ervoor vrij te maken. In minder dagen krijg je onvoldoende begrip van het probleem dat je probeert op te lossen. Trek je er meer dagen voor uit, dan loop je het risico te veel ideeën te mengen in één oplossing.

We merken in de praktijk dat ook met een sprint van vier dagen, het best lastig is om de agenda’s van alle stakeholders op elkaar af te stemmen. Die commitment is nodig, omdat de design sprint een geheel aan activiteiten is die tot resultaat leidt, dus het is niet de bedoeling dat er stappen worden overgeslagen door teamleden. Maar het zwaartepunt ligt op de eerste twee dagen. Het bouwen en testen van het prototype kun je overlaten aan de developers in het team, die mogelijk afkomstig zijn van een extern bureau, zodat de druk op de eigen medewerkers minimaal is.

Wat levert het op?

Wat je nu vaak ziet gebeuren is een idee wordt uitgewerkt in een minimum viable product. Daarmee leert de organisatie wat de eindgebruiker wil, waarna de cyclus opnieuw begint. Probleem hierbij is dat er heel veel afstemming nodig is tussen de verschillende stakeholders, dus dit proces kan wel maanden duren. Dat komt de slagkracht van het bedrijf niet ten goede. Met een design sprint snijd je een stukje van het traject af – je maakt een prototype van een idee en gaat leren. Pas als je ziet dat het idee aanslaat en de eindgebruiker het concept snapt, ga je bouwen aan het product.

De design sprint kan dus als vliegwiel dienen – het prototype is de aanzet tot de volgende stap, het maken van een roadmap. Je gaat met een concreet idee het vervolgtraject in. Het helpt bedrijven om de volgende stappen ook echt te zetten.

De waarde van de design sprint zit hem ook in het testen met de eindgebruiker. Zo kom je erachter of je op de goede weg zit. Als blijkt dat een andere richting beter is, dan is de design sprint niet mislukt, maar heb je een langer en kostbaarder traject voorkomen.

Naast het feit dat de doorlooptijd van innovatie veel korter wordt, dwingt een design sprint tot nadenken over wie de owner van het vraagstuk is. Je kunt niet in het theoretische blijven hangen, maar moet keuzes maken om iets concreets neer te zetten dat getest kan worden.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

We zijn nu bijvoorbeeld met een organisatie in gesprek over een sprint. Zij maken fysieke producten die in zo’n vijftig winkels worden verkocht. Zij willen deze producten digitaliseren door Internet of Things toe te passen en zo data verzamelen om tot klanteninzichten te komen en nieuwe businessmodellen te ontwikkelen.

Dit is een complex en breed vraagstuk met veel verschillende stakeholders. De hele organisatie is op het fysieke product ingericht en straks moet dat digitaal zijn. Los van de ideeën en vormgeving wordt het een uitdaging hoe de data worden beheerd en hoe de organisatie daarop moet worden ingericht. Het is zo’n groot vraagstuk dat er geen voortgang wordt geboekt in de gesprekken tussen de stakeholders.

Met een design sprint kun je die impasse doorbreken en de richting bepalen, nieuwe inzichten opdoen en de volgende stap zetten. Misschien komt er wel uit dat klanten helemaal niet zitten te wachten op een IoT-toepassing.

Wat zijn de randvoorwaarden voor een succesvolle design sprint?

Een paar tips voordat je aan een design sprint begint. Ten eerste is het handig om goed na te denken over de samenstelling van het sprintteam, omdat de beslisser erbij betrokken moet zijn. Dat is de persoon die binnen de design sprint de keuzes gaat maken, dus het moet wel iemand zijn die dat mag en kan. Je wilt niet verzanden in oeverloze discussies. Er wordt weliswaar gestemd op de bedachte concepten en details daarvan, maar er is iemand nodig die de knoop doorhakt wat voor prototype zal worden gemaakt.

Ten tweede is het van belang om de verwachtingen te managen. Er wordt aan het einde van de sprint geen MVP opgeleverd maar een prototype. Zorg ervoor dat de vraagstelling helder is, zowel voor de deelnemers als de rest van het bedrijf. Dan is het gemakkelijker om uit te leggen waarom er voor een bepaalde oplossing is gekozen.

En dan?

Als uit de feedback blijkt dat een andere richting beter is, dan kun je natuurlijk wel een nieuwe design sprint inzetten. Maar hoogstwaarschijnlijk heeft de sprint concreet gemaakt wat er moet worden gebouwd. Dan is het een kwestie van het verfijnen van de functionaliteiten. Een ander scenario is dat het resultaat wordt gebruikt om binnen de organisatie het idee verder te ontwikkelen en er draagvlak voor te creëren. Je kunt een iteratiesprint doen, maar je moet het proces niet blijven herhalen, dan poets je alleen maar het idee op. Idealiter houd je één design sprint. Dan heb je een gevalideerde richting/oplossing en ga je door ontwikkelen.