Het digitaal managen van een portfolio voor investeerders

Een onderneming goed draaiende houden is al een hele uitdaging op zich. Investeringsmaatschappijen met een wisselend portfolio doen dit voor een hele rij aan ondernemingen. Hoe houd je als investeerder grip op alle informatie, afspraken en ontwikkelingen per onderneming nu steeds meer digitaal gaat? 

Investeren gaat natuurlijk veel verder dan het toereiken van financiële slagkracht. Investeerders begeleiden ook het bestuur, brengen expertise in en helpen met het aansturen op de performance. Het gaat daarbij om het mogelijk maken van de volgende stap, en dat verschilt per onderneming in de portfolio. Het ene bedrijf zal veel meer stappen moeten maken dan het andere, wat vraagt om meer afstemming en uitvoering. Daarin staan informatie uitwisselen en het houden van overzicht centraal.

Door de digitale versnelling gaat ook portfoliobeheer steeds meer digitaal. Er worden allerlei applicaties gebruikt om te communiceren met besturen en directies, van Google Drive, Dropbox, WeTransfer, SharePoint en Microsoft Teams tot gewoon e-mail. Digitale bestuursvergaderingen leiden tot interactie en actiepunten die weer opgevolgd moeten worden. Dit afzonderlijk volgen en aansturen per onderneming is een grote corporate governance-uitdaging geworden voor investeerders. Een oplossing hiervoor die sterk in opkomst is heet board portal.

Board portal voor digitaal en veilig samenwerken

Een board portal is een software-tool die digitale communicatie faciliteert tussen bestuursleden en investeerders. Als centrale hub waarborgt een board portal de governance door allerlei functies samen te brengen: berichten, agenda’s, actielijsten, evaluaties, beslissingen en alle ondersteunende documentatie. Hoofdgebruiker is de directiesecretaresse of een aparte board administrator, die met een board portal informatie en afspraken beter kan beheren en organiseren.

Volledig papierloos gaan zal in sommige bedrijven wel om een kleine cultuuromslag vragen. Actiepunten en notities opzoeken zal digitaal net zo makkelijk moeten gaan als op papier, anders blijven gebruikers daar naar teruggrijpen. Er zal ook eenvoudig gesynchroniseerd moeten worden met veelgebruikte notitie-apps, zoals Evernote, OneNote of Notion. En er moet voorkomen worden dat er meerdere versies van documenten rondgaan, zodat duidelijk is welke document het origineel is. Maar verreweg het grootste aandachtspunt bij het kiezen van een board portal is de beveiliging.

Cyber security is een directieonderwerp

De consequenties van een datalek of een gijzelsoftwareaanval kunnen enorm zijn voor een onderneming. Van verlies van klantvertrouwen en omzet tot potentiële boetes van autoriteiten of zelfs tot tijdelijke sluiting van de bedrijfsactiviteiten, zoals Zweedse supermarktketen Coop overkwam met 500 filialen. En het is allang geen kwestie meer van ‘groot effect maar weinig risico’. Volgens de Allianz Risk Barometer 2022 (pdf) vormen cyberincidenten de allergrootste risicofactor voor bedrijven in 2022, een stijging van 44% ten opzichte van 2021.

Verdere bewustwording bij de directie en investering in cyber security zijn in 2022 dus geen overbodige luxe. Toch is cyber security bij sommige bedrijven nog een ondergeschoven kindje. Uit internationaal onderzoek van CISOs Connect, Ransomware in Focus (pdf), blijkt bijvoorbeeld dat 69% van de IT-managers een gijzelsoftwareaanval verwacht. Tegelijkertijd heeft slechts bij weinig bedrijven de directie de beslissing om wel of niet te betalen al vooraf beoordeeld op basis van een grondige kosten-batenanalyse en scenario’s. Proactieve stappen zoals het alloceren van een gijzelsoftwarebudget of het opzetten van een cryptocurrency-account zijn daardoor niet gemaakt. Met name middelgrote bedrijven met tussen 1.000 en 10.000 medewerkers zijn het doelwit van cybercriminelen, omdat de aanwezige expertise niet goed genoeg aanwezig is.

Volledig teruggaan naar papier is natuurlijk geen oplossing: middelgrote bedrijven zullen de benodigde expertise in huis moeten halen. Voor software-tools als board portals waar de allerhoogste cyber security het uitgangspunt is, betekent dat onder andere voldoen aan standaarden zoals ISO 27001:2013 (en straks het nieuwe ISO/IEC 27002) en SOC2.

De slimme combinatie met datarooms

Een board portal biedt voor investeerders single sign-on-toegang tot het gehele portfolio. De verschillende bedrijven zijn volledig gescheiden, waarin per bedrijf de cycli van ontwikkeling, vergaderingen en jaarplannen kunnen worden gevolgd en gestuurd.

Nu werken investeringsmaatschappijen per bedrijf altijd aan een fase van aankoop, voorbereiding of verkoop. Met enige regelmaat vindt er een wisseling in het portfolio plaats, waarvoor informatiestromen in gang worden gezet. Daarvoor begint de inzet van datarooms als onderdeel van het due diligence-proces gemeengoed te worden. Het combineren van datarooms met een board portal is daarom een logisch vervolg, omdat er doorgaans een zekere overlap in informatie tussen de twee bestaat. Het voorbereiden van een verkoop zal veel efficiënter verlopen wanneer directie informatie al digitaal en centraal beschikbaar is.

Onvermijdbaar, maar ook laagdrempelig

Digitalisatie en de daaruit voortkomende noodzaak voor cyber security zijn voor de directie en investeerders een gegeven geworden. Kun je als onderneming niet goed digitaal en veilig samenwerken, dan loop je zakelijk een groot risico. Enerzijds om achter te lopen in de toegevoegde waarde die je als bedrijf creëert, anderzijds in je continuïteit en ontwikkeling. Als plug & play-SaaS-diensten bieden board portals en datarooms een praktische corporate governance-oplossing waarmee de focus weer kan worden gelegd waar die voor bedrijven hoort: op de klant.

Over de auteur: Paolo Gambirasi is Business development director bij Admincontrol.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.