Internetbureau pitch: do’s en don’ts

Ben je van plan om binnenkort een pitch uit te schrijven voor een nieuwe website? Of werk je bij een internetbureau en moet je vaak pitchen? Lees dan zeker verder. Want veel pitchprocedures trekken gelijk al een zware wissel op de rest van het project.

In dit artikel refereer ik naar internetbureaus, maar deze principes gelden net zo goed voor alle creatieve dienstverleners, zoals bijvoorbeeld reclamebureaus, (interieur)architecten, DTP-studio’s, etcetera.

Onlangs  werd ik op een netwerkborrel benaderd door een oude bekende. Hij werkt voor een prachtig bedrijf. Ik zou bij wijze van spreken een moord doen om zo’n aansprekend bedrijf in m’n portfolio op te kunnen nemen.

Briefing

In het verleden had ik al twee keer eerder aan een pitch voor een nieuwe website voor dit bedrijf meegedaan. Beide keren ging de opdracht naar een ander. Nu kreeg ik dus weer een kans. Onder het motto ‘drie keer is scheepsrecht’ ging ik akkoord met zijn verzoek om mee te pitchen. Een paar dagen later ontving ik de briefing.

Toen ik de briefing begon te lezen, fronste ik al snel mijn wenkbrauwen. Zo las ik de volgende zin: “Met het uitbrengen van een aanbieding gaat u akkoord dat eventuele aangedragen suggesties, ideeën en/of ontwerpen rechtenvrij gebruikt mogen worden, ook als u niet geselecteerd wordt om onze online aanwezigheid te verbeteren.”

En even verder stond: “In deze fase stellen wij het niet op prijs om door middel van een persoonlijke afspraak (….) ons verzoek toe te lichten.”

Gratis ideeën

Deze opdrachtgever wilde dus graag gratis mijn ideeën kunnen gebruiken en wenste geen tijd te besteden aan het beantwoorden van eventuele vragen voordat ik een voorstel ging schrijven. Dat zijn twee flinke rode vlaggen.

Een stemmetje in m’n buik zei dan ook “niet doen“. Maar het kon zo’n mooi project worden!

Ik las verder. En uit de 48 vragen die ze graag beantwoord zagen, maakte ik op dat het ambitieniveau hoog was. Dat ze echt serieus werk wilden maken van hun online presence.

Ik werd alsnog enthousiast en ging aan de hand van hun uitgebreide briefing aan de slag met een plan van aanpak, een begroting en het beantwoorden van de vragen. Ze wilden het graag in digitale vorm ontvangen per e-mail.

Persoonlijk gesprek

Nu is het zo dat we bij Mediaweb geen presentaties of offertes als PDF-bijlage naar een potentiële klant sturen. Althans niet zonder deze samen met de klant van begin tot eind lineair door te nemen.

Het liefst in een persoonlijk gesprek of via een Skype of Google Hangouts video conference. Desnoods telefonisch. Maar dus zeker niet door simpelweg een bestand te mailen. Dat wij daarvoor gegronde redenen hebben, blijkt hopelijk uit de rest van dit artikel.

Alsnog bedankt

Dus op de dag dat de ik mijn voorstel moest indienen, informeerde ik op welk tijdstip ik kon langskomen om het met ze door te nemen. Ik kreeg te horen dat ze het voorstel toch echt alleen per e-mail wensten te ontvangen. Toen heb ik alsnog bedankt. Jammer van de tijd die ik erin had zitten, maar wel stof voor een blogpost.

Naar mijn stellige overtuiging, gebaseerd op bijna twintig jaar ervaring met het realiseren van websites, is er geen slechtere start van een webproject denkbaar dan een pitch in de vorm van een uitsluitend schriftelijke ‘aanbesteding’.

Te betalen bedrag

Ga maar na, want wat doe jij als je een offerte ontvangt via de post of als een bijlage van een e-mail? Lees je die lineair van begin tot eind? Ik gok van niet. Als je net zo bent als ik, en met mij denk ik de meesten, ga je gelijk naar de plek waar het te betalen bedrag staat. En dan heb je vaak je mening al gevormd. Alles wat je daarna eventueel nog leest, wordt gekleurd door het bedrag dat je hebt gezien. Herkenbaar?

En dat is prima wanneer je weet wat je wilt hebben. Als je bijvoorbeeld een aantal bureaus en bureaustoelen van een bepaald merk en type wilt aanschaffen. Of wanneer je nieuwe voorraad inkoopt voor je winkel wellicht.

Maar wanneer je een internetbureau zoekt om je nieuwe website te ontwikkelen, maak van de pitch dan alsjeblieft geen schriftelijke aanbestedingsprocedure.

De dood in de pot

Dat is namelijk bijna altijd de dood in de pot. En zeg nou zelf: wat is belangrijker? De procedure, of het eindresultaat? Wil je achteraf kunnen zeggen “deze pitch is keurig netjes volgens de regels verlopen”, of “het eindresultaat overtreft onze stoutste verwachtingen”?

Samenwerking

Bij het realiseren van een webapplicatie ontstaan de beste resultaten uit een intensieve, gelijkwaardige samenwerking tussen opdrachtgever en internetbureau. Daarom leunt onze werkwijze sterk op hechte samenwerking, co-creatie en een vertrouwensband tussen ons en onze opdrachtgevers.

Zeven tips

Als het goed is, is de selectieprocedure dan ook het aangename begin van een langdurige, hechte samenwerking tussen opdrachtgever en internetbureau.

Daarom hieronder mijn zeven tips om als opdrachtgever en internetbureau de samenwerking een geweldige start te geven.

1) Minder ‘pitchen’, meer ‘daten’

Zakelijke relaties zijn doorgaans formeler en minder intiem dan persoonlijke relaties, maar de psychologie van het met elkaar verbinden is in de basis hetzelfde. Net als in de liefde, is wederzijdse chemie het belangrijkste ingrediënt van een vruchtbare samenwerking.

Een afstandelijke, geheel schriftelijke kennismakingsprocedure is dan ook bepaald niet bevorderlijk voor een vruchtbare samenwerking op termijn. Want zodra je een internetbureau inhuurt, huur je de mensen, de bedrijfscultuur en de werkomgeving van dat bureau.

Benader het vinden van een nieuw internetbureau dan ook meer als een date, dan als een pitch. Ga bij voorkeur eerst bij het bureau op bezoek. Dan krijg je een veel beter beeld van de persoonlijkheden en de bedrijfsculuur dan bij een ontmoeting in je eigen kantoor of op neutraal terrein. Ook weet je dan gelijk of de fysieke afstand tussen jouw kantoor en dat van het bureau niet te groot is voor co-creatie op lokatie.

Sta het internetbureau in ieder geval toe om vragen te stellen. Want hoe goed doordacht jouw briefing ook is, een goed bureau zal toch altijd vragen hebben.

2) Begin met een kleine opdracht

De reden om een pitch uit te schrijven is doorgaans een groot, nieuw project. Het risico voor de opdrachtgever is dan ook aanzienlijk, waardoor er gelijk veel druk ligt op de hele procedure.

Daarom is het een goed idee om één of twee internetbureaus eerst wat beter te leren kennen door een beperkte, maar wel echte – en dus betaalde – opdracht te verlenen. Bijvoorbeeld het formuleren van een contentstrategie.

Als die opdracht voor beide partijen goed verloopt, is het een stuk minder riskant om ook de rest van het project samen uit te voeren.

3) Wees transparant

Een ander risico bij een formele aanbesteding is dat zowel opdrachtgever als bureau zich anders voordoen dan ze zijn. De opdrachtgever wil niet het achterste van zijn tong laten zien. En het bureau wil zich meestal mooier voordoen dan het is.

Daarmee kun je prima een aanbesteding afronden, maar het is meestal een slechte start voor een langdurige relatie. Wees daarom beiden zo transparant en eerlijk mogelijk tijdens de selectieprocedure.

4) Betrek de beslissers

Ik gaf eerder al aan dat de reden voor een pitch vaak een groot, nieuw project is. Een project dat ingrijpende veranderingen kan vergen van de organisatie. Veranderingen die zonder de steun van de uiteindelijke beslissers nooit zullen plaatsvinden. Daarom is het essentieel dat alle ‘stakeholders‘ en beslissers vanaf het begin van de procedure bij de bureaukeuze betrokken zijn.

5) Respecteer intellectueel eigendom

Opdrachtgevers die het intellectueel eigendom opeisen, ook van de niet winnende voorstellen, schieten zichzelf in de voet. Want elk zichzelf respecterend internetbureau met voldoende opdrachten zal hier niet in mee willen gaan.

Wat resteert zijn de bureaus die zitten te springen om opdrachten. Ook al levert zo’n bureau in eerste instantie goed werk, de voor hen ongunstige afspraken met betrekking tot het intellectuele eigendom kunnen de relatie later behoorlijk opbreken.

Overigens kan in Nederland het intellectueel eigendom uitsluitend per akte worden overgedragen op een derde. Dus zo’n zinnetje in de briefing die ik onlangs kreeg, is voor de opdrachtgever best riskant. Want een afgewezen bureau zou, nadat de opdrachtgever een afgewezen idee of ontwerp toch gebruikt, alsnog via een juridische procedure een vergoeding kunnen eisen.

6) Praat over geld

Zorg ervoor dat de internetbureaus waarmee je in gesprek gaat in ieder geval een beeld hebben van de orde van grootte van het beschikbare budget. Of dat je tenminste een beeld hebt van het soort budgetten waarmee elk bureau gewend is te werken.

Daarmee voorkom je dat je ‘valt’ voor een bureau, om er daarna achter te komen dat jouw organisatie zich hun diensten helemaal niet kan veroorloven. Zonde van jouw tijd en die van het bureau.

7) Ga voor de relatie, niet het project

Een website maak je meestal niet voor de korte termijn. Behalve als het een aparte site is voor een kortlopende campagne natuurlijk. De relatie met je internetbureau is dan ook per definitie een langdurige.

Benader het selectieproces van een nieuw internetbureau dan ook meer als een sollicitatieprocedure voor een nieuwe marketing of ICT manager dan als het verlenen van een opdracht.

Want net als tal van professionele managers hebben veel internetbureaus de vereiste vaardigheden in huis. Maar daarvan passen er slechts een paar ook echt bij jouw organisatie. Zelfs de meest doordachte pitchprocedure brengt dat laatste niet aan het licht.

Voer daarom intensieve, individuele gesprekken met de betrokkenen bij het internetbureau. Kom erachter waar ze in geloven. Waarvoor ze doen wat ze doen. Waar zijn ze op uit? Komen de verhalen overeen? Zijn het geen ja-knikkers? Kunnen ze goed luisteren? Stellen ze zinnige vragen? Zou je ook met ze verder kunnen als ze voorstellen presenteren die je in eerste instantie niet bevallen?

Als je als opdrachtgever of als internetbureau op basis van de bovenstaande zeven punten tot samenwerking komt, voorkom je dat je eindigt met een website die alle punten van de briefing afvinkt, maar die niemand weet te inspireren.

Zo kan het ook

Een jaar geleden deden wij mee met een pitch die in onze ogen perfect was georganiseerd. De pitch was uitgeschreven door Johnny Loco. Ze hadden daartoe een externe deskundige in de hand genomen: Raymon de Kruijff. Als je een pitch wilt organiseren en daarbij hulp van buitenaf kan gebruiken, zou ik zeker Raymon bellen.

Een eerste kennismaking ging via e-mail waarbij Johnny Loco een long list van tien bureaus benaderde. Op basis van de e-mailcorrespondentie nodigden ze vijf bureaus uit voor een kennismakingsgesprek. Dat gesprek was heel open. Johnny Loco was duidelijk over hun uitdagingen en doelstellingen. Wij kregen alle gelegenheid om vragen te stellen.

Vervolgens kozen ze drie bureaus die een betaalde pitch mochten doen aan de hand van een goed geformuleerde briefing. Waarna ze hun definitieve keuze maakten.

Uiteindelijk kwam Mediaweb als winnaar uit de bus, maar ook als we die pitch niet hadden gewonnen, hadden wij deze procedure als bijzonder aangenaam en inspirerend ervaren.

Verder lezen:

• Hoe selecteer je het juiste internetbureau voor je nieuwe website?
• Kosten website: waarom is maatwerk zo kostbaar?

Afbeelding: Rawpixel / Shutterstock.com