De noodzaak van een Golden Record 

Al je product- en klantgegevens worden in de digitale wereld wel érgens geregistreerd. Maar hoe zorg je dat alle informatie die is verdeeld over de verschillende afdelingen en systemen ook -altijd- klopt? Daarvoor is een  golden record  broodnodig

Gegevens over één specifieke klant, product of dienst zijn in organisaties verspreid over verschillende systemen en afdelingen. Klantgegevens zijn bijvoorbeeld onderdeel van het systeem voor je financiële bedrijfsvoering (ERP systeem), maar staan ook in de database van de webshop én worden gebruikt door de relatiebeheerders in een CRM systeem. 

Bij informatie over producten zien we eenzelfde soort verspreiding: de prijzen zitten in het ERP systeem, logistieke data in het warehouse management systeem (WMS) en de gegevens die belangrijk zijn voor het commerciële aanbod (van recensies tot technische details) vind je weer op verschillende websites of webshops.

Consistentie ontbreekt

Het is voor je organisatie soms een crime om deze verspreide gegevens up to date te houden – en je klant kan daar last van krijgen. Stel, de verhuizing van een klant is niet goed geregistreerd in een van de systemen, dat kan ervoor zorgen dat informatie nooit aankomt. Ook voor de B2B-klant is eenduidige informatie van belang: als prijsafspraken niet consistent worden doorgevoerd kan dit invloed hebben op de aankoopbeslissing. 

Uiteindelijk wil je klant maar een ding: niet teleurgesteld worden. Dat krijg je alleen voor elkaar als ook alle product- en klantinformatie altijd up-to-date is.

Wat als er één waarheid is

Natuurlijk zijn er systemen om je fluctuerende en verspreide bedrijfsdata te organiseren. Dat kan bijvoorbeeld met een PIM-systeem (Product Informatie Management) of beter nog een MDM tool (Master Data Management). Met deze systemen los je het probleem van de diffuse informatie al grotendeels op: alle data wordt verzameld op 1 plek. Je creëert zo als het ware een single source of truth. 

Na deze eerste stap, is er nog meer nodig. Met een PIM of MDM zit je data dan wel in één systeem, maar er is nog niet één waarheid. Van één klant of product kunnen meerdere versies van informatie in een MDM bestaan. Je moet dan nog steeds op zoek naar de versie van de informatie die het méést up to date is. Om ook dit probleem op te lossen, ga je weer een stap verder in je data beheer. 

Creëer een golden record

Voor een goede PIM- of MDM-implementatie voeg je alle data over één specifieke klant of product samen. Dan krijg je één versie die (altijd) up-to-date is. Dit klinkt logisch en simpel, maar daarvoor moet in het dataproces wel heel veel gebeuren. 

Voor één product betekent dat bijvoorbeeld dat logistieke data uit het WMS wordt samengevoegd met data uit het ERP systeem. Vervolgens kan de marketingafdeling de juiste afbeeldingen en commerciële teksten toevoegen. Als er ook nog verschillende (data-)leveranciers zijn, dan worden ook die gegevens samengevoegd in het PIM of MDM-systeem. 

Je gaat met al deze koppelingen en samenvoegingen zorgen voor één waarheid en dat is precies waar het Golden Record voor staat. Met allerlei voordelen:

• Je gebruiker wint tijd omdat die niet meer hoeft te zoeken door verschillende versies van de (product-)informatie.
• Met automatische interfaces ben je altijd zeker dat de juiste data wordt doorgegeven aan de downstream systemen.
• Je biedt je gebruiker (bijna ongemerkt) gemak doordat alles op orde is: van adresgegevens, tot prijzen. Zo krijgt je gebruiker (klant) altijd dat wat hij, of zij verwacht.

Do’s en don’ts

Voor gegevensmanagement bestaan handige tools en systemen, en de basisinzichten omtrent het golden record zijn redelijk eenvoudig. Dan nog zijn er in de praktijk een aantal zaken waar je rekening mee kunt houden om alles gladjes te laten verlopen. 

Wel doen

• Bedenk een goede maar simpele strategie: hoe herken je duplicaten? Welke bronnen hebben prioriteit? Verlies jezelf niet in complexe regels waar niemand nog omheen kan wanneer er iets verkeerd gaat.
• Automatiseer alleen zekerheden: ben je niet helemaal zeker over bepaalde informatie? Voeg die dan niet toe aan de golden record. Een golden record die je terug moet splitsen kost veel tijd. Een ‘manuele’ vergelijking vooraf kost minder tijd en zorgt voor de zekerheid die nodig is.

Niet doen

• Alles zomaar uploaden: denk na of het wel zin heeft om data in het PIM/MDM systeem te zetten. Sommige data is misschien wel volledig verouderd en dus niet meer nodig.
• Neem data niet klakkeloos over: ook (data-)leveranciers kunnen fouten maken, check ook de gegevens die zij aanleveren. Dit kan bijvoorbeeld met data kwaliteitsregels. Zo hou je altijd controle over het eindresultaat.

Het creëren van golden records is geen quick fix, maar wel een doorlopend proces dat nodig is. Voor je eigen organisatie, maar ook om je eindgebruiker of klant dat te geven wat nodig is: duidelijkheid. 

Over de auteur: Timothy Peeters is Business consultant bij Osudio

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.