E-procurement geeft je meer inzicht in verborgen kleine inkoopkosten

Het digitaliseren van inkoopprocessen blijkt nog altijd niet een topprioriteit te zijn bij eindbeslissers. Op langere termijn kan dit ten koste gaan van het rendement, de concurrentiepositie en het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen van organisaties. Een audit kan deze kosten inzichtelijk maken en het rendement dankzij de implementatie van ‘e-procurement’ opschroeven.

De inkoopkosten zijn een van de belangrijkste uitgaven binnen organisaties. Volgens het pareto-principe kunnen de inkopen worden ingedeeld in drie categorieën:

• A-klasse – Strategische producten zoals grondstoffen.
• B-klasse – Terugkerende en strategische producten die niet cruciaal zijn voor het productieproces. Denk aan IT-hardware en voertuigen.
• C-klasse –  Niet-terugkerende en niet-strategische producten. Bijvoorbeeld kantoormeubilair en -benodigdheden, klein gereedschap, hygiëneproducten en kleine industriële benodigdheden.

Hoewel de meeste bedrijven een goed beeld hebben van de kosten die gemoeid zijn met hun A- of B-klasse-inkopen, ontbreekt dat inzicht vaak nog bij de uitgaven voor C-klasse-inkopen. Dat komt omdat het bij C-klasse-inkopen meestal om kleine bedragen van gemiddeld 500 euro gaat. Als inkoopafdeling heb je vaak geen controle over deze inkopen, omdat ze buiten het inkoopproces worden gedaan door verschillende medewerkers of afdelingen. Een van de locaties koopt bijvoorbeeld al jarenlang zijn vuilniszakken in bij een lokale partij of bij de supermarkt om de hoek. Dat kan voordelig lijken, maar is het uiteindelijk niet.

C-klasse-inkopen hebben echter een grote impact op je organisatie. Ze vertegenwoordigen:

• 85 procent van het aantal ingekochte artikelen
• 75 procent van het aantal leveranciers
• 60 procent van het totale bestelvolume
• 5 procent van de zichtbare uitgaven
• 70 procent van de verborgen kosten

Inkoop digitaliseren

Uit een onderzoek van Oxford Economics in samenwerking met SAP onder duizend inkoop- en toevoerketen-executives wereldwijd, blijkt dat twee op de vijf van deze eindbeslissers hun inkoopprocessen nog handmatig laat verlopen. Denk aan het zoeken naar de juiste producten, het controleren van prijzen, het bijwerken van de administratie en het opstellen van rapportages. Hierdoor zijn inkopers relatief veel tijd kwijt aan taken die vrij eenvoudig te automatiseren zijn, terwijl de kosten stevig kunnen oplopen. Elke toeleverancier kost een bedrijf gemiddeld 1000 euro om te beheren. MKB-bedrijven hebben hebben veelal 200 à 300 toeleveranciers, terwijl dat bij grote organisaties op minimaal 1500 ligt. Daardoor kunnen de inkoopkosten snel oplopen.

E-procurement (digitaal inkopen) biedt je de mogelijkheid om via één online omgeving alle inkoopprocessen aan te sturen. Bestelprocessen en voorraadbeheer lopen via hetzelfde kanaal en je sluit eenvoudig locaties aan op je digitale omgeving. Aangesloten inkopers profiteren daarbij niet alleen van de inkoopafspraken die zijn gemaakt, maar kunnen ook aangeven waar ze behoefte aan hebben, zoals duurzame producten of bepaalde merken. Deze kunnen vervolgens eenvoudig aan de digitale omgeving worden toegevoegd.

Duurzaam inkopen

Een ander voordeel van de inzet van e-procurement is dat je inspeelt op toekomstige ontwikkelingen. Als gevolg van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) zijn grote organisaties verplicht te rapporteren over de impact van hun activiteiten op het klimaat en de leefomgeving. Toch blijkt uit recent onderzoek van Pb7 Research onder 200 IT-beslissers van grote Nederlandse organisaties, dat slechts zes procent van hen goed bekend is met de CSRD. Het is daarom van belang om iedereen binnen je organisatie aan boord te krijgen over de interne duurzaamheidsdoelstellingen en de mogelijkheid te bieden daarop te handelen.

Bij e-procurement heb je veel meer transparantie over welke externe partijen er betrokken zijn bij het inkoopproces en hun impact op het milieu. Dankzij bijvoorbeeld de PEIS wordt inzichtelijk wat de milieu-impact van een product gedurende de volledige levenscyclus is. Op deze manier kun je als inkoper veel eenvoudiger beoordelen of producten en leveranciers voldoen aan de gewenste duurzaamheidscriteria.

Kosten inzichtelijk met Savin’side

Digitaal inkopen kan grote organisaties helpen het rendement te verbeteren en te optimaliseren. Onderzoek van Wax Digital onder 200 inkopers laat zien dat elke tien euro die wordt geïnvesteerd in het digitaliseren van inkopen, gemiddeld 72 euro oplevert. Of het investeren in e-procurement-software interessant is voor je organisatie, hangt naast de duurzaamheidsdoelstellingen af van verschillende factoren:

• De organisatiegrootte.
• De complexiteit van de processen.
• Het aantal orderlijnen.
• Type software dat wordt gebruikt en de benodigde functionaliteiten.

Als vuistregel kun je stellen dat bij een jaarlijks inkoopvolume tussen de tien en twintig miljoen euro de businesscase voor e-procurement-software al sluitend is te krijgen.

Wil je weten hoe jouw organisatie inkoopkosten kan besparen? Met de unieke methode Savin’side krijgen bedrijven via een online audit inzicht in de totale eigendomskosten (TCO) van C-klasse-inkopen en welke besparingshefbomen er via onder andere de inzet van e-procurement mogelijk zijn.

Over de auteur: Ghislaine Ottevanger is Managing Director Manutan Benelux & Duitsland bij Manutan.